Handleiding

Ga naar capaciteitsplanner.nl/app. De eerste keer zie je een welkomstscherm met drie opties:

De tabbladen

De app heeft acht tabbladen bovenin:

Ga naar het tabblad Team. Dit tabblad heeft drie sub-tabs: Medewerkers, Rollen en Afwezigheid.

Sub-tab: Rollen

Een rol is een functiegroep (bijv. "Projectleider" of "Architect"). Maak eerst rollen aan — medewerkers worden eraan gekoppeld. Per rol kun je optioneel een uurtarief instellen voor kostenoverzichten in euro's.

Sub-tab: Medewerkers

De medewerkersnaam staat altijd als eerste kolom — klik direct op een cel om te bewerken. Voeg per medewerker in:

• Naam en rol
• Contracturen per week — totaal aantal uren in het contract
• Beschikbaarheidspercentage — welk deel is inzetbaar voor projecten (bijv. 80% als iemand 20% overhead heeft)

Sub-tab: Afwezigheid

Het Afwezigheid-scherm toont een Gantt-stijl balkenplanning — alle teamleden op de rijen, weken als kolommen. Zo zie je in één oogopslag wie wanneer afwezig is.

Het tabblad Projecten toont een inline-bewerkbare tabel. De meeste velden zijn direct aan te passen zonder een apart scherm te openen — handig voor snelle aanpassingen.

Inline bewerken in de tabel

Klik op een cel om die direct te bewerken:

• Naam / eigenaar — klik en typ. Enter of klik buiten de cel om op te slaan, Esc om te annuleren
• Start- en einddatum — klik om een datumkiezer te openen. Wordt direct opgeslagen. Einddatum vóór startdatum wordt geblokkeerd
• Status — klik op de statusbadge voor een mini-dropdown: Voorstel, Actief, On hold of Afgerond
• Verdeelcurve — klik op het curveicoon voor vier mini-grafieken; klik om te selecteren

Status-kleuren

De tabelrij kleurt mee met de projectstatus:

Details-rij (uitklappen)

Klik op het ▶ pijltje links van een projectrij om een detailpaneel te openen. Hier vind je:

• Werkpakket — koppel een sjabloon aan het project
• Schaalfactor — schaal het werkpakket op of af (0,1× – 5,0×)
• Notities — vrije tekst
• Mijlpalen beheren → — open de mijlpalen-modal voor dit project

Nieuw project aanmaken

Klik onderaan de tabel op + Nieuw project. Er verschijnt een nieuwe rij direct in de tabel. Vul naam, startdatum en einddatum in en druk op Enter. Druk op Esc om te annuleren zonder op te slaan.

Optionele kolommen

Klik op Kolommen ▾ rechtsboven de tabel om extra kolommen in- of uit te schakelen: Programma, Werkpakket, Schaalfactor en Totaal uren. De instelling wordt onthouden.

Mijlpalen

Mijlpalen zijn koppelbaar aan een project via twee plekken:

• Via de mijlpalen-badge in de tabelrij (klik erop)
• Via Mijlpalen beheren → in de uitklapbare detailrij
• Via dubbelklik op een projectbalk in het Capaciteitsoverzicht

Een mijlpaal heeft een datum, afkorting (max. 3 tekens, bijv. "GO") en naam. Mijlpalen verschijnen als oranje markeringen in de Gantt-balk.

Inline bewerken in de capaciteitsgrid

In het Capaciteitsoverzicht kun je projecten ook direct aanpassen vanuit de tijdlijn:

• Sleep de balk om het project te verplaatsen
• Sleep de linker- of rechterrand om de start- of einddatum aan te passen
• Wijzigingen snappen naar maand- of weekgrenzen afhankelijk van de actieve weergave
• Een tooltip toont de nieuwe datums tijdens het slepen

Een programma is een optionele container boven projecten — handig als je meerdere samenhangende projecten beheert (bijv. alle projecten binnen een bouwprogramma of transformatietraject). Projecten zonder programma zijn gewoon standalone projecten.

Programma aanmaken

1. Ga naar het tabblad Projecten
2. Klik op + Nieuw programma
3. Vul naam, verantwoordelijke, kleur en eventueel een gedeeld werkpakket in

Gedeeld werkpakket

Een programma kan een gedeeld werkpakket hebben. Alle projecten in dat programma gebruiken dan automatisch dat werkpakket — tenzij een project een eigen werkpakket heeft ingesteld.

Filter op programma

In het Capaciteitsoverzicht kun je via het projectfilter een heel programma in één klik selecteren, zodat je direct de capaciteitsdruk van alleen dat programma ziet.

Het tabblad Dashboard is het management-overzicht van de tool. Het toont in één oogopslag waar de planning staat — zonder je te verliezen in de details van het capaciteitsraster.

KPI-kaarten

Bovenaan staan vier kaarten met de meest relevante signalen:

6-maanden trendgrafiek

Onder de KPI-kaarten staat een balkgrafiek met de benutting per maand voor de komende zes maanden. Groen = ruim, oranje = krap, rood = overbelast. Handig om te zien wanneer de piek komt.

Benutting per rol

Een horizontale staafgrafiek toont per rol hoe zwaar die bezet is over de hele planningshorizon. Rollen zijn gesorteerd van hoogste naar laagste bezetting — zo zie je in één oogopslag welke rol als eerste onder druk staat.

Urgente aandachtspunten

Een gecombineerde lijst met de meest urgente knelpunten en overbezette resources. Per item zie je de rol, de periode en het tekort in uren. Klik op een item om door te gaan naar het capaciteitsoverzicht met die rol gefilterd.

Samenvatting

Onderaan staat een automatisch gegenereerde managementsamenvatting in gewone taal. Je kunt deze kopiëren via de knop rechtsboven in het samenvattingsblok — handig voor een statusupdate of stuurgroeprapportage.

Komende mijlpalen

De vijf eerstvolgende mijlpalen van actieve projecten worden getoond met datum en projectnaam. Zo zie je altijd welke deadlines eraan komen zonder de projecttijdlijn te openen.

Het tabblad Capaciteit is het hoofdscherm. Bovenin zie je de Gantt-tijdlijn met projectbalken; daaronder per rol de benodige en beschikbare uren per periode.

Weergave aanpassen

• Volledig / Jaar / Maand / Week — schakel de tijdgranulariteit. In de weekweergave kun je ook feestdagen zichtbaar maken
• Statusfilter — filter het overzicht op Actief, Voorstel of Alle projecten
• Uren / Euro's — als rollen een uurtarief hebben, schakel dan naar euro's voor een kostenoverzicht
• Projectfilter — focus op één of meerdere projecten of een heel programma
• Rolfilter — toon alleen de gewenste rollen
• Samenvatting — genereer een managementsamenvatting op basis van de zichtbare data
• Print / PDF — exporteer het overzicht als PDF via de printfunctie van je browser
• Focusmodus (pijltjespictogram rechtsboven) — verberg titels en statistieken voor meer ruimte
• Zoom — gebruik de +/− knoppen rechtsboven voor een grotere of kleinere weergave

Weergavemodi

Boven het grid wissel je eenvoudig tussen vier weergavemodi:

Capaciteitsstatus-filter

Onder de toolbar staan gekleurde pills waarmee je het grid filtert op de bezettingsstatus van rollen. De cellen in het grid zijn zichtbaar in vijf kleuren:

Elke pill toont het aantal rollen in die categorie. Klik om te filteren; klik nogmaals om het filter te wissen.

Gantt-tijdlijn in-/uitklappen

Klik op de koptekst Projecten boven de Gantt-balken (of op het pijltje ernaast) om de gehele projecttijdlijn in te klappen. Zo krijg je meer verticale ruimte voor de capaciteitsrijen. De badge toont hoeveel projecten er zijn. De instelling wordt onthouden tussen sessies.

Rollen in-/uitklappen

Klik op de driehoek links van een rolnaam om de capaciteitsrijen van die rol in te klappen tot één compacte headerrij. De statuskleur blijft zichtbaar als kleine badges. Handig als je je wilt focussen op een beperkt aantal rollen.

Project bewerken vanuit de tijdlijn

Klik op de naam van een project in de linkerkolom van de Gantt-tijdlijn om het project direct te bewerken. De projectmodal opent met alle velden: naam, start- en einddatum, spreiding, werkpakket, programma en mijlpalen. Sla op en de planning wordt direct herberekend.

Tip: sleep de projectbalk zelf voor snelle datum-aanpassingen, gebruik de modal voor meer gedetailleerde wijzigingen.

Statistieken bovenaan

De statistische kaarten boven het grid tonen het totaal aantal tekortperioden, krappe perioden en de totale benutting. Klik op een kaart om direct te filteren op die categorie.

Via het tabblad Toewijzingen koppel je individuele medewerkers aan specifieke projecten met een percentage — bijv. "Jan Jansen werkt 60% op Project Alpha".

De toewijzingenmatrix

De matrix toont medewerkers (gegroepeerd per rol) op de rijen en actieve projecten op de kolommen. Per cel vul je een percentage in. De totaalkolom rechts toont het totale toewijzingspercentage per medewerker:

• Rood !! (>100%) — overbezet: de medewerker is meer dan volledig toegewezen
• Oranje ! (<50%) — onderbezet: meer dan de helft van de capaciteit is niet toegewezen
• Groen (50–100%) — gezonde bezetting

Cel bewerken

Klik op een cel en typ een percentage (0–100). Gebruik Tab om naar de volgende cel te gaan, Enter om te bevestigen, en een lege waarde of Esc om een toewijzing te verwijderen.

Via het tabblad Activiteiten beheer je werkpakketsjablonen. Een sjabloon bepaalt hoeveel uren per rol er voor een project nodig zijn, uitgesplitst naar activiteiten en fasen.

Snelraming of gedetailleerde activiteiten

Bij een leeg sjabloon heb je twee startkeuzes:

• Snelraming starten — maakt één rij "Totaal uren per rol" aan. Vul per rol het totaal in en je bent klaar. Handig in de offerte-fase als je nog geen activiteitendetail hebt
• Activiteiten definiëren — voeg meerdere rijen toe met fase, categorie, naam en uren per rol voor een gedetailleerder werkpakket

Sjabloon bewerken

Alle cellen zijn direct bewerkbaar. Per rij zijn er knoppen voor: + rij invoegen, ⊕ rij dupliceren en ✕ rij verwijderen (verschijnen bij hover). Gebruik ▲▼ om rijen te verplaatsen.

Aanbevolen verdeelcurve

Bovenin het sjabloon staat een groene badge "Aanbevolen curve: …". Dit is een automatische suggestie op basis van de urenverdeling over de fasen in het sjabloon. Gebruik dit als richtlijn bij het instellen van de verdeelcurve per project.

Risicobuffer

Stel een risicobuffer in (0–50%, stappen van 5%) om automatisch extra uren toe te voegen bovenop het werkpakket. De buffer is zichtbaar in de totaalregel onderaan als "Totaal incl. buffer (+X%)".

Categorie-samenvatting

Onder de totaalrij verschijnt een categorie-overzicht (bijv. "Management: 80u · Engineering: 240u") als je activiteiten een categorie hebben. Handig als snelle kwaliteitscheck voor de offerte.

Fase-instellingen

Als een sjabloon meerdere fasen bevat, verschijnt het paneel Fase-instellingen onderaan. Hiermee stel je per fase in welk deel van de projectlooptijd die fase beslaat (bijv. "Realisatie" van 40% tot 100%). De tool verdeelt de uren van die fase dan alleen over dat tijdvenster — handig voor projecten waarbij de zware werklast pas later begint.

Meerdere sjablonen (Pro)

Met een Pro-licentie kun je meerdere werkpakketsjablonen aanmaken — handig als je verschillende projecttypen hebt. Per project of programma kies je welk sjabloon van toepassing is.

De verdeelcurve bepaalt hoe de totale uren van een project verdeeld worden over de looptijd. Je stelt hem in per project (via de Projecten-tab of de uitklapbare detailrij).

Via het tabblad Scenario's kun je wat-als analyses uitvoeren. Sla de huidige planning op als een scenario, pas de planning aan, en vergelijk de twee versies naast elkaar.

Scenario opslaan

Geef het scenario een naam en optionele beschrijving en klik op Opslaan. Er wordt een volledige kopie van de huidige planning bewaard. Een groene melding bevestigt dat het scenario is opgeslagen.

Scenario vergelijken

Klik op Vergelijken bij een scenario om per rol de benodige en beschikbare uren te vergelijken. In de vergelijkingsweergave staat bovenaan de knop ⚡ Dit scenario activeren — handig om direct door te schakelen naar het vergeleken scenario zonder de vergelijkingsweergave eerst te sluiten.

Scenario laden

Klik op Laden om de huidige planning te vervangen door het scenario. Je krijgt een bevestigingsvraag — sla eventueel eerst de huidige situatie op als nieuw scenario.

Via het tabblad Import/Export kun je data laden en exporteren.

Exporteren

• Exporteer (.xlsx) — exporteert de huidige data als Excel-bestand met tabbladen voor Rollen (incl. kleur en categorie), Resources, Projecten, Afwezigheid, Mijlpalen en Activiteiten
• JSON — exporteert de ruwe data als JSON-bestand voor technische integraties of als volledige backup

Importeren

Sleep een Excel-bestand (.xlsx of .xls) naar het uploadgebied, of klik om een bestand te selecteren. De app toont een preview met de aantallen te importeren records. Bevestig om te importeren — de huidige data wordt overschreven.

Wat wordt geïmporteerd:

• Rollen — naam, kleur en categorie
• Resources — naam, rol, uren/week en beschikbaarheid
• Afwezigheid — afwezigheidsregels per resource
• Projecten — naam, looptijd, eigenaar, programma en notities
• Mijlpalen — datum, afkorting en naam per project
• Activiteiten — fase, categorie, naam en uren per rol

Invulformulier downloaden

Als je nog geen data hebt, download dan het invulformulier. Het bevat voorbeeldregels op alle tabbladen — verwijder die, vul je eigen data in, en importeer.

Rechtsboven in de navigatiebalk staan pictogrammen voor bestandsbeheer:

Het oranje herinneringsbanner bovenaan de app verschijnt zodra je veel wijzigingen hebt gedaan zonder backup. Klik op de banner om direct het opslagscherm te openen.

CapaciteitsPlanner is gratis te gebruiken voor maximaal 2 projecten en 5 resources. Voor meer heb je een licentie nodig.

Licentie kopen

Ga naar de prijzenpagina of klik op ⚡ Activeer rechtsboven in de app. Na betaling via Stripe ontvang je een licentiecode op de bevestigingspagina.

Licentie activeren

1. Klik op ⚡ Activeer rechtsboven in de app
2. Voer je licentiecode in (formaat: CP1-XXXXXX-XXXXXX-XXXXXX)
3. Klik op Activeer licentie

De licentie wordt opgeslagen in je browser. Je kunt dezelfde code op meerdere apparaten activeren.

CapaciteitsPlanner werkt op desktop én mobiel. Op kleine schermen (telefoon/tablet) zie je een hamburgermenu (☰) rechtsboven. Tik hierop om tussen tabs te wisselen.

Tips voor mobiel gebruik

• Gebruik het Dashboard voor een snel overzicht van knelpunten en benutting — dit scherm is geoptimaliseerd voor smallere schermen.
• De Projectenlijst is goed leesbaar op mobiel en laat je snel door projecten bladeren.
• In het Capaciteitsoverzicht kun je inzoomen met de +/− knoppen voor een grotere weergave, of de gantt-tijdlijn inklappen om meer ruimte te creëren.
• Sla wijzigingen regelmatig op als .cplan-bestand — browseropslag op mobiel kan worden gewist bij gebrek aan schijfruimte.